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個人向けタスク管理手法 GTD(Getting Things Done)のススメ

GTD(Getting Things Done)

今回は、生産性向上コンサルタントのデビッド・アレンが提唱した個人向けのタスク管理手法「GTD」をご紹介します。

  • 残業が多くて、やりたいことができない
  • 日々なんとなく忙しく過ごしていて、やりたいことができない
  • 将来や先のことが気になって、今やるべきことに集中できない人
  • 色々なタスク管理手法を試したけど、上手くいかない

という悩みを抱えている方は、どんな業界・職種に関わらず多いと思います。

私も1年前まで、同じような悩みを抱えていました。

仕事で役割と責任が大きくなり、大きなプロジェクトを同時に進行することに。

そのため、1日でやらなければいけない仕事の量も飛躍的に増えていきました。

仕事の量だけでなく、仕事の種類と仕事を依頼される頻度も増えたことで、今までのタスク管理方法では対応しきれませんでした。

その結果、タスクを整理できないまま、がむしゃらに仕事をしたため、残業と休日出勤が増えることに。。

当然プライベートでやりたいことにあまり時間が取れず、仕事に振り回されてばかりで、ストレスがどんどん溜まっていきました。

その状況を変えるために、新しいタスク管理方法を色々試して1番良かった方法が「GTD」です。

GTDとは

GTDとは「Getting Things Done」の略で、生産性向上コンサルタントのデビッド・アレンが提唱した「個人向け」のタスク・プロジェクトの管理手法のことです。

GTDは「仕事を効率的こなす」ための方法ではなく、

今やるべきことに集中し、ストレスなく「自分のやりたいこと」や「やらなければいけないこと」を実行して、人生の目標を達成する方法

です。

タスク管理手法の多くが企業やプロジェクト内の仕事を管理対象にしていますが、GTDは仕事上のタスクだけでなくプライベート上の「やりたいこと」まで管理する対象に含めています。

プライベートのことまで管理するのは嫌だ!と思うかもしれませんが、プライベート上の問題が仕事に支障をきたすこともありますし、プライベートだからこそ「やりたいこと」があっても、つい先延ばしにしちゃいますよね。

「やりたいこと」をしっかり管理していくことが、プライベートを充実させ、幸せになることに繋がると私は思います。

GTDを導入して1年。どう変わったか

私がGTDを導入して1年以上経ちました。

導入した結果としては、

  • 残業が減った
  • 今やるべきことに集中できるようになった

という感じです。

特に「今やるべきこと」に集中できるようになったのは、大きかったです。

今やっていることに集中することで生産性がかなり上がりました。

また、GTDはよくある理想論に近い管理手法ではなく、日々の生活や仕事に取り入れやすい管理手法です。

理想論に近い管理手法だと、日々追加されるタスクを管理する手間がかかりすぎるのですが、GTDだと手間があまりかかりませんので、かなり現実的で取り入れやすい管理手法だと思います。

1年試してみた結果、私にはとても良い管理手法だったので、同じような悩みを抱えている人にはぜひ試していただきたいです。

GTDの基本的な考え方

ここまで読んで「GTD」が気になった方のために、ここからはGTDについて、もう少し深く解説していきます。

まずは、GTDの基本的な考え方から。

GTDの目的をあらためて復習すると、

「今やるべきこと」に集中し、ストレスなく「自分のやりたいこと」や「やらなければいけないこと」を実行し、人生の目標を達成する」

ことです。

GTDでストレスない人生を

GTDの前提

GTDが前提にしているのは、以下の2つです。

  • 人間は今やるべきことに集中することで、最大限のパフォーマンスを発揮できる
  • 集中するためには、頭の中で考えている「今やるべきこと以外のこと」を頭の外に出す必要がある

この前提をふまえると、以下のようなシステムが必要になります。

「今やるべきこと以外のこと」を頭の外に保存し、定期的に「今やるべきこと以外のこと」を整理し、優先順位をつけて管理するシステム

このシステムこそが「GTD」なのです。

GTDのシステムを構築する3つの原則

GTDのシステムは

  1. ワークフロー
  2. ナチュラルプランニング
  3. 6つのレベルで行う優先順位の判断

という3つの原則で構築されています。
※原則というより、方法と言った方がイメージは近いかもしれません

この3つの原則を活用して

  • 「今やるべきこと以外のこと」を処理すれば
  • 「状況のコントロール」と「次に何をすべきか」が明確になり
  • 今やるべきことに集中できる

というロジックでGTDのシステムは動いています。

3つの原則について

GTDのシステムを構築する3つの原則それぞれについて、簡単に目的と役割をご紹介します。

ワークフロー

ワークフローは、「やりたいこと」や「やるべきこと」を

  1. 収集
  2. 見極め
  3. 整理
  4. 見直し

の4段階で処理する原則です。

このフローを行うことで、「やりたいこと」や「やるべきこと」が整理され、今やるべきことが明確になります。

ナチュラルプランニング

ナチュラルプランニングは、粒度の異なるプロジェクトを整理し、それぞれのプロジェクトをどのように進めていくかプランニングする原則です。

この原則を活用すると、自分が抱えている問題ややるべきことをプロジェクトとして、俯瞰的に把握できます。

6つのレベルで行う優先順位の判断

この原則では、プロジェクトや「自分のやりたいこと」や「やるべきこと」を6段階で優先順位を決めます。

優先順位を決めることで、何を「どれから進めるか」把握することできます。

GTDの導入の仕方

GTDの基本的な原則をご紹介してきましたが、実際にどうやって導入すればいいのかは、まだイメージがわかないと思います。

導入を始めるにあたっては、まずGTDの原則の1つであるワークフローを行いましょう。
ワークフローは画像にある4つのSTEPから構成されています。

STEP1「収集」:まずは「やりたいこと」「やらなければいけないこと」を洗い出す

ワークフローを導入するために、まずは「やりたいこと」や「やらなければいけないこと」をできる限り洗い出します

このステップではブレストのように、レベル感や期限などを気にせず、思いついたことを片っ端から書いていきましょう。

気をつけていただきたいのが、このステップでは「判断」を絶対しないこと。

「何をどうやっていつやるか」まで考えていたら、洗い出しきれません。

単なる「アイデア出し」のイメージで大丈夫です。

  • 仕事のことだけではなく、プライベートでやらなければいけないこと
  • 将来の夢
  • なんとなくやりたいと思っていること

など、実現できるかどうかも気にしなくてOKです。

ここで思いつく限りアイデアを洗い出すと、それだけですっきりした気持ちになります。

STEP2「見極め」:「やりたいこと」「やらなければいけないこと」を「どう実現するか」を考える

STEP1で洗い出したことを、STEP2で「やるかどうか」「どうやって実現するか」見極めます。

洗い出したことを1つずつ確認し、まずは「やるかやらないか」を判断。

もし「やる」のであれば、「どうやってやるのか」という行動レベルまで分解します。

STEP3「整理」:「いつ」「どこで」「誰が」行動するのかを整理する

STEP2で見極めたことを、STEP3で「整理」します。

STEP2を行ったことで「やりたいこと」や「やるべきこと」を実現するための「行動」が明確になっているはず。

この「行動」を「いつ」「どこで」「誰が」やるのかを整理していきます。

STEP4「見直し」:

ワークフローを行なって整理しても、時間が経ち状況が変わると、自分のやりたいことが変わったり、優先度が変わったりします。

そのため、自分が整理した「行動」や「やるべきこと」「やりたいこと」を定期的に見直す必要があります。

見直すタイミングでは「STEP2:見極め」からではなく、「STEP1:収集」から始めることをオススメします。

その理由は「やりたいこと」や「やるべきこと」は、時が経てば経つほど増えるからです。

私の運用環境・運用ルールのご紹介

GTDの運用環境

ここからは、実際に私がどのように運用しているかをご紹介します。

このブログを書くにあたって、私もGTDをしっかり理解・実践できていないと感じました。

ただ、それでも導入して成果は出ています。

みなさんも最初から完璧な状態で導入しようと考えるのではなく、徐々にブラッシュアップすることを前提に、まずはとりあえずワークフローを一度行ってみましょう

GTDの運用に使っているアプリ

私がどのように運用しているかご説明する前に、運用環境を先にご紹介します。

私の運用環境は非常にシンプルで、下記2つのツールを使って日々GTDを運用しています。

  • 「Doit.im」というプロジェクト・タスク管理アプリ
  • Googleスプレットシート

GTDを運用するためのアプリ Doit.im

Doit.imはGTDのワークフローの考え方に沿って、プロジェクト・タスク管理できるツールです。

▼アプリの詳細はこちら
Doit.im for iPhone – Doit.im

そのため、ワークフローの「収集」→「見極め」→「整理」→「見直し」がすごいやりやすく、GTDを導入する方にはぜひ使っていただきたいアプリです。

他にもこのような特徴があります。

  • PCブラウザだけでなく、iphoneのアプリでも使える
  • 思いついたことをなんでも入れておける「収集箱」という機能が便利
  • タスクとプロジェクトの整理のしやすさ

今では「Doit.im」がGTDの運用に欠かせないアプリになってます。

Googleスプレットシートで1日の作業量を把握する

Doit.imの難点としては、どのタスクに何時間かける予定なのかが一覧で分かりづらいことです。

そのため、どのタスクに何時間かけるか、その日に何時間仕事をするか等のスケジュールはスプレットシートで管理しています。

具体的には、「やりたいこと」や「やるべきこと」の完了予定時間をスプレットシートを記入し、1日単位で「やりたいこと」と「やるべきこと」の量を管理・把握できるようにしてます。

GTDの運用ルール

GTDを運用する上で設けてるルールは、たった3つ

  1. 思いついた「やりたいこと」「やるべきこと」で、5分以内にできないことは収集箱に入れる
  2. 毎週土曜日に「見極め」・「整理」・「見直し」をする
  3. 6ヶ月に1回は、自分が抱えている全てのプロジェクトを「見直し、収集しなおす」

先に全体像をお伝えすると、
1)のルールでワークフローの「STEP:1収集」をし、
2)のルールでワークフローの「STEP2:見極め」から「STEP:4見直し」まで行う
そして、3)で長期的な観点で「STEP:1収集」から「STEP:4見直し」を行うイメージです。

思いついた「やりたいこと」「やるべきこと」で、5分以内にできないことは収集箱に入れる

GTDの前提でもお伝えしたように、生産性を上げるためには、今やるべきことに集中する必要があります。

そのために、「やりたいこと」や「やらなければいけないこと」が発生した場合、まずはDoit.imの「収集箱」に入れます

収集箱に入れた「やりたいこと」や「やらなければいけないこと」は、必ず土曜日に確認して「見極め」「見直し」をするので、安心して今やるべきことに集中できます。

ただ、5分以内にできることや判断できることは、すぐに処理するようにしています。

これをやらないと細かい「やるべきこと」が溜まり過ぎて、毎週土曜日に行う「見極め」「見直し」で時間かかってしまいます。

そのため、すぐにできることはその場で処理した方が生産性が高くなります

毎週土曜日に「見極め」・「整理」・「見直し」をする

収集箱に入れたものを毎週土曜日に、「見極め」・「整理」・「見直し」をした上で、来週のスケジュールを立てます。

そうすると自分が持っているプロジェクト全体を把握した状態で、各プロジェクトの各タスク(やりたいこと・やるべきこと)を調整できます。

そのため、柔軟性の高いスケジュールが立てられ、突発的な仕事にも対応しやすくなります。

柔軟性の高いスケジュールが立てられるようになってから、私は残業が大幅に減りました。

6ヶ月に1回は、自分が抱えている全てのプロジェクトを「見直し、収集しなおす」

日々の「収集」→「見極め」→「整理」→「見直し」だけでは、小さい問題や直近の問題・やりたいことにしか意識がいかないため、6ヶ月に1回は長期的観点での「収集」と「見直し」をします。

まとめ

この記事を書きながら、あらためてGTDを導入してからの一年を振り返りましたが、「面倒だったけど、やって良かった」の一言に尽きます。

最初は面倒に感じますが、自分の人生を楽しむためには仕事と同様に目的や目標を定め、主体的に達成に向かっていく必要があると思います。

GTDを導入する前は、仕事に振り回されてばかりでした。

でもGTDを導入すると、

  • 突発的な「やりたいこと」や「やるべきこと」に余裕を持って、対応できるようになった
  • 「次に何やらなければいけないんだっけ」とか「あれやらなきゃ」という不安を抱えたまま、目の前のことに集中できない状態がなくなった
  • プライベートでやりたいことも計画を立てて実現しやすくなった

といったように、主体的に仕事やプライベートの「やりたいこと」をコントロールできるようになりました。

今回は簡単にGTDの考え方をご説明しましたが、GTDは奥が深いので、この記事を読んで興味を持った方はぜひこちらの本も読んでみてください。

「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」だけでもGTDの基本的な考え方が理解でき、導入・運用を始められます。

ただ、「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」では、運用時の考え方まで深く掘り下げられていないので、もっと深くGTDを理解したい方は「ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編」も読むことをお勧めします。

また、GTD導入の際はこのアプリをぜひ使ってみてください。
Doit.im for iPhone – Doit.im