ライフハック

月の残業時間を10時間にするために意識していることのまとめ

残業時間を10時間にするために意識していること

「働きすぎ」といわれる日本のサラリーマン。

就職・転職に役立つ口コミをリサーチするVORKERSが発表した、サラリーマンの月の残業時間の平均は47時間です。

1ヶ月20営業日だとすると、1日約2.4時間残業ですね。

これはあくまでも平均なので高給取りや年齢が上がるに連れて、残業時間も増えていくようです。恐ろしい。。

そんなに残業してたら、趣味や勉強をする時間も体力もないですよね。

今の仕事が楽しくてやりがいがある、というなら残業時間が多くても良いかもしれません。

ただ、私は会社で行っている仕事を飯を食べていくための仕事=ライスワークと割り切っています。

やりがいはありますが、楽しくはありません。

また、会社に勤めていると良くある不条理なことにも我慢の限界がきています。。

なので、私は会社を辞めても生活できるように、好きなことをやりつつ収益を上げられるライフワークの時間を増やしています。

ライフワークの時間を増やすためには睡眠時間を削るか、残業時間を削るしかありません。

睡眠時間を削るのは健康上よくないので、 NG。
となると残った選択肢は「残業時間を削る」しかありません。

だから私は残業時間を減らすために、全力で工夫してきました。

その結果、私の月の残業時間は10時間前後。平均の残業時間と比べると4分の1です。

残業時間は短いですが、求められていることはしっかりこなし、きちんと成果を上げている自信があります。

今でこそ、月の残業時間が10時間前後になりましたが、私も以前は月の残業時間が80時間ぐらいでした。

今回の記事に、月の残業時間を80時間から10時間まで減らすために意識したことをざっとまとめました。

残業を減らして、もっと自分の時間を増やしたい方の参考になれば幸いです。

徹底的なスケジューリング

残業時間を減らすために最も大切なのが、スケジューリング

スケジューリングしないと、どんなに効率よく仕事をこなしても残業は減りません。

私はスケジューリングを集中して行うために、まとまった時間が確保できる土曜日の午前中にスケジュールを立てています。

基本的には私は休日に仕事をしたり、給料がもらえないのに仕事をするのは絶対に嫌なのですが、スケジューリングだけは別です。

スケジューリングをおろそかにすると残業は増えるので、ここだけは絶対に手を抜けません。

スケジューリングの前にやっておくべきこと

スケジュールを立てる前に、必ず以下の3つを行っています。

  • やることをリストアップする
  • やることを「開始してから完了するまで」の時間を見積もる
  • 優先度をつける

この3つを先に行わないとスケジュールはすぐに崩れます。

それぞれの工程を具体的に説明していきましょう。

やることをリストアップする

この段階では、いつやるか、どれくらいかかるかは意識せず、1週間でやることをとにかくリストアップしていきます。

リストアップして出来上がった「やることリスト」がスケジュールに入れる仕事です。

やることを「完了するまで」の時間を見積もる

やることのリストアップが終わったら、それぞれのやることを完了するまでにかかる時間を見積もります。
この見積もりは、ある程度多めに見積もっておくことがポイント。

多めに見積もっておくことで、想定外のことが起きても余裕を持って対応できます。

優先度をつける

優先度=「やることの期限」です。
それぞれのやることを「いつまでに終わらせなければいけないのか」決めていきます。

期限は上司によって決められていることが多いので、その期限を先ほど作った「やることリスト」に書き込みます。

スケジューリングする時に意識していること

スケジュール

以下の3つを終えたら、あとは期限が短いものから優先的にスケジュールを入れるだけ。

  • やることをリストアップする
  • やることを「開始してから完了するまで」の時間を見積もる
  • 優先度をつける

スケジュールを入れる時は「何時に帰ることができるか」を意識して入れています。

残業時間を減らしたいので、1日8時間で終わるように「やるべきこと」をスケジュールに入れています。

この段階で8時間を越えてしまうのであれば、定時ピッタリに帰れることはまずありません。

またスケジューリングする時は「やること」以外に、

発生するミーティングや同僚と相談する時間、お客様からの問合せ対応時間

も必ず入れています。

発生するかどうかはわからなくても、とりあえず入れる。

同僚や上司との相談は必ず発生するので、絶対にスケジュールに入れた方がいいです。

スケジュール通り仕事しているのに残業が多い、という方は「相談する時間」ような時間がスケジューリングの時に抜け落ちていることが多いです。

スケジュールは立てたら終わりじゃない

スケジュールは立てたら終わりではありません。

立てたスケジュールをしっかり活用・調整していくことで初めて、日々の残業時間の削減に繋がっていきます。

毎朝スケジュールを確認する

私は毎朝、その日のスケジュールを見て優先度を確認してから、仕事に着手します。

そうすることで仕事の合間に発生する「次は何やろう」と悩む無駄な時間が減ります。

この「悩む時間」は生産性がないので、最もなくすべき時間です。

仕事が増減したら、必ずスケジュールを見直して調整する

割り込みの仕事が入ったり、スケジュールに入れていた仕事がなくなったら、その都度スケジュールを調整しています。

スケジュールを調整しないと水曜日ぐらいから、自分の帰る時間をコントロールできなくなります。

割り込みの仕事が入る時に意識していること

割り込みの仕事が入る時は

  • 期限を必ず確認する
  • 期限に間に合わないものは断る

を徹底しています。

期限があまりに短い場合や無理しないと期限に間に合わない場合は、断ります。

明日やってもいいことは明日やる

  • 明日やろうはバカ野郎
  • 今日できることは今日する

という言葉は社会人になってからよく聞きました。

ただ、私は今日やらなくてもいいことはやらない方がいいと思っています。

今の会社で昇進したい場合や好きなことをやる場合は別ですが、残業時間を減らすとなれば「今日やるべきこと」だけ今日やりましょう。

会社にいる限り、仕事は無限に湧いて出てきます
早く終わらせたところで、次の仕事を頼まれるだけです。

また、お客様と約束でもしていない限り、「絶対ここまでに終わってなければいけない」仕事は少ないです。

効率良く仕事を終わらせるために意識していること

効率を上げる

いくらきっちりスケジュールしても、スケジュール通り終わらせなければ意味がありません。

また、効率を上げて生産性を高めていかないと「その日にやること」が所定労働時間の8時間内におさまりません。

1つひとつの作業に集中する

効率を上げるために重要なのが、

  1. 1つひとつの仕事に集中する
  2. 作業を途中で分断させない

ことです。

人間の脳はマルチタスクができるようになっていないので、1つの仕事に集中した方が効率よく進められます

また、作業を1度分断させると
「あれ、どこまでやったっけ?」
となり、作業をどこまでやったか思い出すことから始まるので、効率が落ちます。

私が1つひとつの仕事に集中し、作業を分断させないように行っている工夫は、以下の3つです。

  • 仕事の間はメールやチャットなど、余計な物を目に入れない
  • メールの返信や電話連絡はまとめて行う
  • 1つひとつのボリュームがある仕事は午前中に行う

メールの返信や電話連絡などは、まとまった時間に行いましょう。

メールが来るたびに仕事を中断していると、非常に効率が悪いです。

また、午前中は比較的同僚や上司から相談されることも少ないので、ボリュームがある仕事は午前中に行うようにしています。

午前中の方が集中力も落ちていないですし、重たい仕事ほど午前中に行うことをオススメします。

その仕事をいつまでに終わらせるのか意識する

人間は時間があればあるほど、その仕事に時間を使ってしまいます。

そのため、私は仕事や作業ごとに目標時間を決めるようにしています。

そうするとその目標時間でできる最低限のことしかやらないので、効率が上がります。

目標時間を決めないと、本来やるべきことではないことまでやったりしてしまうものです。

残業時間を減らすのであれば、「やるべきことだけやる」ことが非常に重要です。

毎回やることを仕組み化する

  • 特定の仕事をやるときに必ず発生する作業
  • 毎日発生する作業

のように「毎回発生する作業」があれば、まずはここから効率化していきましょう。

毎回発生する作業を効率化するときは、まずそれをやらなくても済む方法はないか考えましょう。
それでもやらなくてもいけない場合は、何かと一緒に済ますことができないかを考える。

ここまで考えても、やっぱりやらなければいけない作業は「仕組み化」しましょう。

仕組み化といってもそう難しいものではありません。

  • エクセルやGoogleのスプレットシートで行う作業であれば「関数を使う」
  • 毎回送るメールがあれば、メールのテンプレートを作る
  • 毎回考えなくてはいけないことがあれば、「考える項目を記載したテンプレート」を作る

程度のことです。

この程度でもかなり効率よくなります。

私はこの仕組み化にはきっちりと時間を使うようにしています。

仕組み化に使う時間は必ずリターンが返ってくる「投資」です。

この「投資」をすると、将来の自分が非常に楽できます。

そのため、少しめんどくさくても多少残業してでも、「仕組み化」にはしっかり時間を使いましょう。

目的と目標を必ず設定・確認する

当たり前ですが、仕事を受ける時はこの2つを必ず確認します。

目的と目標はできるだけ具体的になるまで確認しています。

この2つがブレると、時間だけかかっても仕事が終わりません。

特にデザインやプログラミングの仕事は、その傾向が強いです。

目的と目標を確認するとき、私は上司から嫌な顔されてもどんどん突っ込んで質問しています。

上司は依頼する以上、目的と目標を明確にしておくべきなので、悪気を感じる必要はないです。

それに目的と目標を明確にすることは、上司にとってもメリットがあります。

仕事を依頼する側になってわかりましたが、目的と目標がぼんやりしたまま依頼してもと、ろくな成果は出ません。

まとめ

ここまでを振り返ってみると、

  • スケジュールをきっちりと立てる
  • 1つひとつのことに集中して取り組む
  • 仕事を終わらせる目標時間を決める
  • 毎回やることを仕組み化する
  • 目的と目標を必ず設定・確認する

と当たり前のことしかやっていませんでした。

ただ、この当たり前のことをきちんと実行しているかどうかが大切なんだと思います。

今回ご紹介したことを徹底してやってる人は私の周りにはほとんどいません。

だからこそ残業時間を減らしたい人はやるべきだと思います。

徹底しない人たちの月の残業時間の平均が「47時間」なんです。

それより短くするためには「みんな」がやっていないことをやる必要があります。

残業時間を短くするためにパワーナップという手法を試し、こちらも効果があったのでぜひこちらの記事を参考に試してみてください。

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