複業を始めるために必要なスキルというと、専門的なスキルがすぐに思い浮かぶと思います。
ただ、複業には専門的なスキル以外にも必要なスキルがあります。
そのスキルがこの２つ。
- タスク管理のスキル
- 効率化のスキル
複数の仕事を平行して進めるため、「いつ」「何を」やるか把握することが非常に重要です。
また、売上につながらない作業は効率化しないと、すぐに自分の時間がなくなってしまいます。
今回は複業に必要なタスク管理と効率化の方法や考え方をご紹介します。
Contents
できるだけシンプルでわかりやすいタスク管理方法を身に着けよう
タスクやタスク管理の意味合いは人によって解釈が違うので、まずは言葉の定義から。
私が今回の記事使うタスク管理・タスクとは、この意味合いで使っていきます。
- タスク管理＝いつどこで誰がタスクを行うか管理すること
- タスク＝何か物事を達成するために「やらなければいけないこと」「やりたいこと」
複業にタスク管理スキルが必要な２つの理由
私が複業にタスク管理スキルが必要だと思う理由は、この２つです。
- 複業はタスクが多くなりがちなので、整理しないと何から手をつけていいかわからなくなる
- 人間はマルチタスクに向いておらず、１つのことに集中した方が生産性が高くなる
タスク管理をしないとムダな時間が多く生産性が低くなり、結果として売上が上がらなかったり、ミスが多くなります。
複業を始める場合、個人事業主としてビジネスを行なうことが多くなると思うので、タスク管理してくれる上司もいません。
そのため、自分自信でタスク管理をしっかり行い、「いつ」「何を」「誰が」やるかを把握して仕事を進めましょう。
GTDで今やるべきことに集中しよう
どのタスク管理方法を使うにしろ、以下３つのポイントを把握した上で、「いつ」「何を」「誰が」やるか決めるの基本です。
- タスクの期限
- タスクの重要度
- タスクを行なうのにかかる時間
ただ、複数の仕事を平行して進めると、状況が次々と変わるため時間と手間がかかるタスク管理方法はオススメできません。
また、大半のタスク管理方法は組織でのタスク管理を前提して作られており、個人向けのタスク管理方法は少ないです。
この２つの課題を解決してくれるのがGTD（Getting Things Better）というタスク管理方法です。
私が実際に使っているタスク管理方法なのですが、GTDの特徴はこの３つ。
- 状況がころころ変わることを前提にしたタスク管理方法なので、管理にあまり手がかからない
- 個人向けの管理方法
- 専用のアプリでPCとスマホで連動できる
個人でのタスクが多くなる複業にぴったりなタスク管理方法です。
GTDについてより詳しく知りたい方はこちらの記事をどうぞ
複業に必要な効率化のスキル
タスク管理の次は、効率化の方法・考え方についてご紹介していきます。
今回ご紹介する効率化の方法・考え方は、私が実践して効果があったものです。
ただ、人によっては合わないものがあるかもしれませんので、その点はご了承ください。
やることを管理するだけでなく「減らす」視点が大事
この記事内で何度もお伝えしているとおり、複業を始めると「やること」や「やらなければいけないこと」がかなり増えます。
そのため、直接的に売上へ繋がる作業以外は徹底して効率化していかないと、自分の時間がどんどん減っていきます。
効率化＝ムダな時間を減らす
具体的な効率化をお伝えする前に、「効率化とは何か」からお伝えいたします。
効率化とは、
- インプット（作業時間や量）はそのままで、アウトプットを増やす
- インプット（作業時間や量）を減らして、アウトプットはそのまま
ことです。
勘違いしがちなのが、
・インプット（作業時間や量）を増やして、アウトプットも増える
ことは効率化ではありません。
会社に勤めてると効率化と言っておきながら、インプットを増やしただけだったりします。
複業を始めると、この勘違いは自分の首を締めるだけなので、絶対にやめた方がいいです。
やらなくてもいいことはやらない
私が効率化する時は基本的に
インプット（作業時間や量）を減らして、アウトプットはそのまま
にすることが多いです。
その理由は
・インプット（作業時間や量）はそのままで、アウトプットを増やす
は結構難しいから。
「インプット（作業時間や量）を減らして、アウトプットはそのまま」にする時に大切な考え方が、「やらなくてもいいことはやらない」です。
普段何気なく作業していると、「ムダな作業＝やらなくてもいい作業」って無意識にやってることが実は多いんです。
このムダな作業を減らす時に大切な考え方が、ECRSの法則です。
ECRSの法則とは、以下の順番で効率化を考えるフレームワークです。
- E(Eliminate）＝作業をなくせるか考える
- C（Combine）＝他の作業と一緒にできないか考える
- R（Rearrange）＝作業の順番を変えて効率化できないか考える
- S（Simplify）＝簡単な作業にできないか考える
※上記の日本語の部分は、オフィスワークで効率化を考えるために私なりの解釈で表記しています。そのため、他サイトの解釈とは異なります。
ECRSの法則で大切なのは、この順番。
この順番を守って検討・実施することでより効果が大きくなります。
その作業をなくせるならやらない方がいいですし、他の作業と同じタイミングで出来るなら一緒にやった方がいいです。
それも出来ないのであれば、作業の順番を変更することで全体的な作業時間が減らないか検討します。
それでも出来ないであれば、その作業を簡単な作業にできないか検討する。
ECRSの法則のフレームワークは工場などで使われることが多いのですが、オフィスで働いている方でも有効なフレームワークです。
ECRSの法則+S(System）でもっと楽しよう！
ECRSの法則ともう１つ組み合わせて検討した上で、さらに検討したいのが、
毎回行なう作業を仕組み化できないか
ということ。
ECRSの法則のS（Simplify）＝簡単な作業にできないか考えるとも似ていますが、毎回同じことを行なう作業があれば、必ず仕組み化しましょう。
頻度が高ければ高いほど、１回の作業時間が長ければ長いほど、仕組み化する効果は大きくなります。
例えば、
週に１回や月に１回、ブログのPVやアフィリエイトの成果報酬額を集計するのであればGoogleスプレットシートで数字を記入するフォーマットを作り
フォーマットに入れたら自動で計算されるように関数を組む
とか
特定のキーワードの検索順位を毎日調べるなら、GRCやRankguruのような検索順位調査ツールで自動化する
などです。
１回30分の作業を週２回行なうのであれば、その作業に使う時間を１ヶ月で計算すると４時間にもなります。
４時間もあれば、結構色々なことができますよね。
私なら４時間あれば、ブログの記事を１〜２記事作ったり、動画を１本作れます。
仕組み化は面倒ですが、将来の自分への投資だと思って、時間と体力を使って取り組みましょう。
マルチタスクはNG！１つひとつの作業に集中しよう！
人間はマルチタスクができるようになっていません。
複数のことを同時にしようと思うと、効率はガクっと落ちます。
複業なので複数の仕事を平行して進めますが、作業自体は１つずつ取り組んで完了していきましょう。
そのためにも大切なのが、先ほどご紹介したタスク管理。
タスク管理をしっかりすれば、目の前のことだけに集中できるようになるはずです。
自分でやらなくてもいいことは得意な人に依頼しよう
これはまだ私も実践できていないのですが、この２つの条件を満たせたらやってみたいと思っています。
- 仕組み化ができた
- 資金に余裕がある
効率化で最も効果が高いのは、その作業を自分でやらなくすること。
作業自体が不要であれば、その作業がいらないように工夫すればいいのですが、どうしても必要な作業はなくせません。
- どうしても必要な作業で仕組み化できたもの
- 自分が苦手な作業
は、その作業が得意な人に依頼しましょう。
例えば、
- ブログに写真やイラストを入れたいけど、自分でやるとかなり時間がかかる場合はカメラマンやイラストレーターに依頼する。
- スケジューリングが苦手なのであれば、在宅秘書に依頼する。
など、このように一部の作業を得意な人に依頼すると、自分が得意な作業や自分しかできない作業に集中できるので、より効率が良くなりアウトプットも増えます。
専門家に個人で安く依頼できるクラウドソーシングサービス
コネや知り合いに専門家がいなくても、クラウドソーシングサービスを使えば、専門的なスキルを持った人に仕事を依頼できます。
しかも結構安めの価格で依頼できるので、仕事上どうしても必要な作業だけど苦手だったり、自分のスキルだと難しいことはクラウドソーシングサービスを使うことをオススメします。
私も会社の仕事で何度から利用しましたが、クラウドソーシングサービスに登録している方のスキルはピンキリ。
いきなり重要な仕事を依頼するよりも、何度かお試し的な仕事を依頼し、スキルが高かった方に重要な仕事を依頼した方がいいです。
ただ、専門家を探す手間がかなり楽になるので、どうしても困った時のために登録しておいても損はないと思います。
※登録は無料
仕組み化できた作業はアシスタントへ依頼しよう
タスク管理と効率化して、
- 自分が集中した方がいいタスク（付加価値が高いタスク）
- 自分じゃなくてもできるタスク（雑務）
がわかってきたら、「自分じゃなくてもできるタスク」はアシスタントに依頼しましょう。
オンラインアシスタントなら、人材教育の手間もないし採用する手間もなく、退職されることもありません。
個人で仕事を始めると、思ったよりも雑務に時間が取られます。
「自分が集中した方がいいタスクに時間が使えなくなってきた」と感じたら、雑務は全てアシスタントに依頼し、自分は付加価値を出す仕事に集中できる状況を作る必要があります。
効率化しているなら、雑務も仕組み化しているはずなので、アシスタントへの依頼も簡単なはず。
「オンラインアシスタントのフジ子さん」なら１ヶ月あたり4.7万円で、経理代行や資料作成、出張手配からサイトの運用まで依頼できます。
汎用的なスキルを身に着けて楽しい複業ライフを
ここまでご紹介してきた
- タスク管理スキル
- 効率化スキル
は複業する上で非常に大切です。
この２つがないと、社畜並の仕事時間になります。
自分が好きなことを仕事にしていれば苦になりませんが、それでも体力はどんどん失われていき、そのうち気力もなくなります。
私も複業を始めたばかりの頃は、楽しさのあまり仕事ばかりしていました。
ただ、仕事ばかりしていると
- 体調を崩したり
- いきなりモチベーションが落ちる時期があったり
と心身ともにあまり良いコンディションで生活を続けられませんでした。
最近は自分の時間も確保して、休憩や気分展開をするように心がけています。
そうすると、仕事に対するモチベーションも上がり、集中力がある状態で仕事ができるので作業効率も上がりました。
複業は複数の仕事を平行して進めるので、仕事に振りまわれがちですが、タスク管理と効率化してしっかりと、自分で仕事をコントロールしていきましょう。
これから複業を始める方は、ぜひ今のうちからタスク管理と作業効率化スキルを鍛えておくことをオススメいたします。
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